Le attrezzature audiovisive: come gestire il materiale sul set

Un set ordinato è come il piatto di un ristorante stellato. Ci sono tutti gli ingredienti necessari, tutti al posto giusto e - perché no - con un occhio all’estetica. 

Che tu sia una video agency, una casa di produzione o un team di freelance, in questa guida troverai consigli e tecniche utili per gestire un set in modo facile e ordinato.

1. Il materiale: tutto al posto giusto

La prima regola fondamentale è sempre una: avere l’attrezzatura raggruppata, tutta nello stesso posto. Molto meglio se è all’interno di uno spazio chiuso a chiave e dedicato solo a quello, anche per questioni di sicurezza. L’ordine parte proprio da qui. Se so dove si trova una   videocamera, difficilmente avrò difficoltà a ritrovarla se la rimetto nello stesso posto.

Ma un luogo sicuro per le attrezzature non basta.

1.1. La lista materiale ovvero la tua bussola

La lista materiale è uno strumento fondamentale per chi possiede un buon assortimento di attrezzatura tecnica. Che tu sia una casa di produzione video, un rental o un freelance creare una lista - un semplice file excel o tramite Google Fogli - è un grande aiuto per avere sempre tutto sotto controllo. Puoi segnare cosa ti serve per ogni lavoro, quando ti serve oppure se presti qualcosa e a chi.

Quando parte una lavorazione segna qui cosa ti serve, andando più nel dettaglio possibile. Se mi serve una videocamera, non segnerò un generico “Camera” sulla lista. Piuttosto scriverò il nome della camera (utile se si possiedono più camere) e gli accessori che la compongono. Esempio: Sony FX3 + accessori + schede x4 + batterie x6 + carica batterie.

Così non si corre il rischio di arrivare sul set del tuo video corporate o della tua video intervista con l’attrezzatura sbagliata o, peggio, dimenticare qualcosa di importante.

1.2. Le categorie - Dentro e fuori dal set

Sia per la lista materiale che per l’organizzazione interna o da set, è molto importante dividere il materiale per categoria o settore. Le videocamere stanno con le videocamere, le luci con le luci, gli stativi con gli stativi e così via.

Non è una questione solo di praticità, ma anche di velocità. Prima trovo una cosa e meno tempo perderò. Il lavoro di chi si occupa del materiale consiste nel rispondere alle esigenze di chi lo richiede e nella prontezza nel recuperarlo. In quanto equipment manager non posso permettermi di non trovare dell’attrezzatura, anche se si tratta di una cosa semplice come una brugola.

Il vostro armadio materiale dev’essere organizzato in modo che quando lo aprite sapete dove mettere le mani. 

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Alcuni strumenti utili nel mettere in ordine il materiale sono i seguenti:

• Cassetti e organizer: utili a dividere e organizzare accessori come cavi e batterie
• Buste in PVC: potrete dividere e ordinare cavi e batterie senza avere disordine in giro
• Lacci per cavi: per essere ancora più ordinati e non incappare nel “dilemma delle cuffie”.
• Adesivi: sono importanti per dividere il materiale vostro da quello di altri possibili fornitori o rental
• Una cassetta degli attrezzi (preferibilmente modulare) dove inserire tutte le minuterie, brugole e simili. Sul set sono sempre utili.

1.3. Le batterie e le schede di memoria - I polmoni e il cervello

Capita che arrivi sul set, prepari le camere e ti capitano due cose molto difficili con cui confrontarsi.

La prima: le batterie sono scariche. Ma tranquilli, questa problematica è risolvibile, dal momento che è difficile che tutte le batterie siano davvero scariche sullo stesso set, basta mettere in carica quelle messe peggio e cercare di economizzare al massimo l’utilizzo delle batterie che abbiamo. Inoltre, se siamo bravi a preparare il nostro materiale, abbiamo portato con noi un alimentatore a rete, così da rendere superfluo l’uso delle batterie. Sui set “mobili”, ovvero dove non abbiamo una postazione fissa o un punto di appoggio, la prima cosa da fare è trovare subito una presa di corrente e mettere in carica le batterie, alternando l’utilizzo delle cariche e scariche. Sono molto utili anche dei power bank o dei generatori di corrente, a seconda di quello che vi serve.

Morale della favola: caricare le batterie il giorno prima del set, SEMPRE. Se abbiamo dei set su giorni consecutivi è utile caricare le batterie PRIMA e DURANTE il set, di modo che non ci troveremo mai in carenza di energia per le nostre camere e le nostre luci.

Il secondo incidente che potrebbe accadere è leggermente più drammatico. Arrivi sul set, prepari le camere e formatti le schede di memoria. Il problema è che il girato che hai appena formattato non è stato scaricato. Dov’è stato l’errore? Ovviamente, prima di formattare le schede bisogna SEMPRE controllare che siano già vuote. Se utilizziamo una scheda è nostra premura assicurarci di prendere una scheda vuota o che il girato al suo interno, se presente, sia stato correttamente scaricato in doppia copia. Confrontatevi con la produzione o con il data manager se sono presenti sul set. Certo, non sarebbe una responsabilità di chi prepara la camera sul set, ma sicuramente è una premura sempre apprezzata.

In breve, dopo aver messo in carica le batterie, prenditi qualche minuto in più per controllare le schede che decidi di portare con te, così se c’è del girato puoi controllare direttamente in studio ed eventualmente salvare il tutto. Decidere se formattare, dopo esserci assicurati che sia tutto “salvato”, il giorno prima del set o sul set, dipende dalle tempistiche che ci concediamo.

2. Il noleggio: la gestione della comunicazione

Molto spesso, soprattutto per set di una certa complessità e grandezza, è bene fare affidamento alla professionalità di un noleggio tecnico. Negli anni è utile provarli tutti, così da avere un’idea di chi può aiutarti in una situazione di emergenza nel modo migliore e instaurare così rapporti lavorativi sempre vari e stimolanti.

Il primo consiglio utile per chiedere del materiale a un noleggio è essere quanto più specifici possibile. 

Invece di chiedere “una luce led”, informatevi e chiedete un “Arri Skypanel s30”. Così si eviteranno fastidiosi thread di mail esplicativi. 

Successivamente, al ritiro del vostro ordine, sarà vostro obbligo (non in quanto legge, ma in quanto prassi per un lavoro sicuro e preciso) controllare che ci sia tutto ciò che avete richiesto. Il noleggio non lavora solo per la voi e segue molti clienti, dalle case di produzioni ai più giovani freelance. Può capitare che ci si dimentichi di qualcosa. Quindi, assicuratevi di ritirare tutto quello che avete ordinato e pagato, perché la prudenza non è mai troppa. Sarebbe un peccato se si arrivasse su un set e mancassero una luce o un treppiedi per la camera.

3. Il set: l’organizzazione è tutto

Il nostro materiale è pronto, l’ordine del noleggio è stato ritirato. Ci troviamo finalmente sul set.

Il primo errore che si potrebbe commettere è scaricare tutto il materiale in un unico punto, incuranti dei settori. È più consono, invece, scaricare il materiale e porsi già un’idea di come suddividerlo, pensando a quando e chi prenderà il materiale. Come detto precedentemente, le luci stanno con le luci, gli stativi con gli stativi, l’elettrica con l’elettrica, mdp (macchina da presa) con mdp, e così via. 

Non siamo dei procioni che devono rovistare per un pezzo di gaffa. Se so che la mia borsa degli attrezzi è nella “zona attrezzistica”, so già che lì ci troverò la gaffa, se mi serve. O se mi serve un’ottica, non posso perdere tempo a cercare in giro perché non ricordo dov’è il box camera/ottiche.

I cavi sono i nostri più grandi nemici, da sempre. Ma noi siamo più furbi, quindi è nostro dovere tenerli ben arrotolati e ordinati. Soprattutto quando si tratta di comporre uno schema elettrico. Cerchiamo di collegare le varie luci in modo che nessuno inciampi sui cavi. Gli incidenti sui set, purtroppo, capitano. In quanto professionisti, non possiamo lasciare un cavo tirato male o in giro. Piuttosto usiamo della gaffa per bloccarli sul pavimento o aggiungiamo dei passacavi al nostro noleggio.

L’ordine su un set può essere dimostrazione di pregio. Soprattutto se è presente il cliente per il quale state lavorando. Dimostrerete di essere dei professionisti del settore. 

Ora sì che ci siamo! Il set è andato liscio, tutti sono stati felici e coccolati (LINK ALL’ALTRO ARTICOLO). 

Ultimo consiglio. A fine set, anche se siamo stanchi e provati, è buona norma mettere in ordine tutto quello che è stato utilizzato e separare il materiale nostro da quello noleggiato, in modo da evitare disguidi e scambi di attrezzature. Rimettiamo tutto come lo abbiamo trovato.

Il set è un membro della troupe e bisogna curarlo come tale.